Tabla de Contenidos
Organizar y ordenar.
Organizar y ordenar. Es probable que hayas acumulado una gran cantidad de documentos a lo largo de tu vida. Algunos de ellos son imprescindibles, como los que necesitas para hacer la declaración de la renta, las escrituras de tu casa, los contratos, los certificados, los carnés, los seguros, las facturas, los recibos, los extractos bancarios, etc. Otros son importantes, como los que contienen información personal, médica y documental de tu familia, tus amigos, tus aficiones, tus viajes, etc. Y otros son prescindibles, como los que ya no tienen vigencia, los que están duplicados, los que no te aportan nada, etc.
¿Cómo puedes organizar y ordenar todos estos documentos de forma eficiente, segura y accesible? Te damos algunos consejos prácticos y te mostramos los muebles más adecuados para conseguirlo.
En primer lugar vamos a definir lo que es un documento: “un documento es un papel con que se prueba o acredita una cosa, puede ser un título, una profesión, un contrato, una escritura, una venta o la prestación de un servicio…”
En segundo lugar los Manuales y Garantías: esto es lo que más se guarda y lo que menos se usa, los manuales, además de ocupar mucho espacio, prácticamente ya no se usan, si algún día se necesitan, se descargan directamente desde la web.
Y por último es que no atesores papeles. No imprimas lo que puedas almacenar en formato digital o que puedas recuperar online. Incluso valora la posibilidad de escanear documentos para no tener que procesar, categorizar y archivar absolutamente todo loque recibes.
• Si estás suscrito a publicaciones, valora si sigues interesado en recibirlas o si prefieres seguir dicha publicación en formato online.
• Si recibes publicidad en el buzón a tu nombre, haz que te borren de sus listas.
• Deshazte de todo lo innecesario. No guardes sistemáticamente todo lo que llega a tus manos.
Los estudios demuestran que la regla del 80/20 es cierta: EL 80% DE LOS DOCUMENTOS QUE GUARDAMOS SOLO LOS REVISAMOS UNA VEZ. Es decir, los archivamos y los olvidamos —una completa pérdida de tiempo y de espacio, por cierto. La forma más sencilla de controlar el papel es reciclar todo lo que puedas, tan pronto como puedas. Cuanto mayor exceso de papel tengas en tu oficina, más difícil será encontrar los pocos documentos que realmente necesites.
Tipos de documentos
Documentos administrativos
• Declaración del IRPF .
• Otros impuestos.
• Multas, sanciones por pagar y pagadas.
• Seguridad Social: puedes utilizar la nueva web Tu seguridad Social, tarjeta y número de la seguridad social y otra documentación importante como prestaciones, paro, bajas, etc.
• Contrato, alta en seguridad de empleados del hogar y de tu Código de cuenta de cotización (CCC), si tienes.
• Contratos de trabajo
• Nóminas
Documentos financieros
• Tarjetas y un documento con las claves.
• Contratos de créditos junto con los documentos con condiciones o garantías.
• Comprobantes de los pagos que hayas realizado de alguna compra.
Documentación relacionada con la vivienda
• Contrato de alquiler o compraventa de la casa.
• Hipoteca.
• Contratos de suministros y servicios y recibos e inspecciones del gas.
• Recibos de comunidad.
• Facturas y recibos de reparaciones.
Documentos seguros
• Contratos de seguros: de hogar, responsabilidad civil familiar, profesional, etc. y prueba de pago de las primas dependiendo de la duración de cada seguro.
• Póliza de seguro de vida y prueba de pago de las primas.
• Póliza del seguro de coche.
• Garantías vigentes
Documentación vehículos:
• Contrato de compraventa del coche/moto.
• Contrato de financiación del coche.
• Impuesto de circulación.
Documentos médicos:
• Hoja información básica: grupo sanguíneo, alergias, enfermedades/operaciones y antecedentes.
• Seguros médicos.
• Cartilla de vacunaciones.
• Historiales médicos de cada miembro de la familia.
Documentos escolares:
• Documentación relacionada con el colegio.
• Certificados de estudios.
Documentos extra para otros papeles de la casa
Aquí puedes almacenar facturas de muebles, garantías de electrodomésticos, instructivos, etcétera. Para este tipo de documentos lo mejor es tener una carpeta lo suficientemente amplia para ir metiendo todo estos papeles.
Consejos prácticos para organizar y ordenar los documentos
• Primero, selecciona los documentos que necesitas y descarta los que no son necesarios. Puedes usar el método de las cuatro cajas: una para los documentos imprescindibles, otra para los importantes, otra para los prescindibles y otra para los que no sabes qué hacer con ellos. Revisa cada documento y clasifícalo según su categoría. Deshazte de los prescindibles, ya sea tirándolos a la basura, reciclándolos o destruyéndolos si contienen datos sensibles. Los que no sepas qué hacer con ellos, déjalos aparte para consultarlos más tarde o pedir ayuda.
• El segundo paso es digitalizar los documentos que puedas. Esto te permitirá ahorrar espacio, proteger la información y acceder a ella de forma más rápida y cómoda. Puedes utilizar un escáner o una aplicación móvil para convertir los documentos en papel en archivos digitales. Guarda estos archivos en una carpeta de tu ordenador, en un disco duro externo o en la nube, y nómbralos de forma que puedas identificarlos fácilmente. Realiza copias de seguridad periódicamente y establece contraseñas o sistemas de cifrado para proteger tu privacidad.
• El tercer paso es organizar los documentos en papel que tengas. Puedes hacerlo utilizando diferentes criterios, como el tema, la fecha, la frecuencia de uso, el destinatario, etc. Por ejemplo, puedes agrupar los documentos en categorías como: administración, economía, salud, educación, ocio, etc. Dentro de cada categoría, puedes ordenarlos alfabéticamente, cronológicamente, numéricamente, etc. Por ejemplo, dentro de la categoría de administración, puedes ordenarlos por tipo de documento: DNI, pasaporte, carné de conducir, etc.
•La cuarta tarea es etiquetar los documentos que ordenes. Puedes utilizar etiquetas adhesivas, rotuladores, separadores, carpetas, etc. El propósito es que puedas encontrar los documentos que buscas de manera rápida y sencilla. Por ejemplo, puedes etiquetar las carpetas con el nombre de la categoría y el tipo de documento: Administración – DNI, Economía – Facturas, Salud – Informes médicos, etc.
Muebles adecuados para organizar y ordenar los documentos
Una vez que hayas seleccionado, digitalizado, ordenado y etiquetado los documentos, necesitas un lugar donde guardarlos. Para ello, existen diferentes tipos de muebles que se adaptan a tus necesidades de espacio, estilo y presupuesto. Te mostramos algunos de los más útiles:
• Armarios: Son los muebles más utilizados para archivar documentos, ya que ofrecen gran capacidad de almacenamiento, seguridad y variedad de diseños. Puedes elegir entre armarios de madera o metal, con puertas batientes, correderas o persianas, con baldas, cajones o carpetas colgantes, etc. Los armarios te permiten guardar los documentos que no uses con frecuencia, como los imprescindibles o los importantes, y protegerlos del polvo, la humedad o el fuego. Puedes colocarlos en cualquier estancia de la casa, como el despacho, el salón, el dormitorio o el pasillo, y combinarlos con el resto del mobiliario.
• Archivadores: Son los muebles más prácticos para clasificar documentos, ya que facilitan el acceso y la consulta de los mismos. Puedes elegir entre archivadores de madera o metal, con dos, tres, cuatro o más cajones, con ruedas o fijos, con carpetas colgantes, ficheros o multigavetas, etc. Los archivadores te permiten guardar los documentos que uses con frecuencia, como los relacionados con la economía, la salud o la educación, y ordenarlos por categorías, subcategorías o expedientes. Puedes colocarlos junto a la mesa de trabajo, debajo de ella o al lado de un armario, y elegir el color que más te guste.
• Estanterías: Son los muebles más versátiles para organizar documentos, ya que permiten crear espacios de almacenamiento abiertos y personalizados. Puedes elegir entre estanterías de madera o metal, con más o menos baldas, con o sin puertas, con o sin cajones, etc. Las estanterías te permiten guardar los documentos que quieras tener a la vista, como los relacionados con el ocio, los viajes o las aficiones, y exponerlos de forma atractiva. Puedes colocarlas en la pared, en el suelo o en un rincón, y combinarlas con otros elementos decorativos, como plantas, fotos o libros.